ARC-Desk

Klare Prozesse – bessere Dokumentation:
Von der Zettelwirtschaft zum strukturierten Revisionszyklus


Neu in ARC-Desk 2.0

  • DITA-Support: Prüfen und Freigeben von DITA-basierten Publikationen
  • Einfache web-basierte Konfiguration von Rechten, Nutzern und Gruppen direkt im Administrationsportal
  • Volltextsuche über alle Dokumente oder in einzelnen Dokumenten
  • Verbesserter Editor: leistungsfähiger, web-basierter HTML-Editor mit konfigurierbarem Funktionsumfang
  • Leistungsfähige Filterung nach Kommentarstatus erleichtert das Auffinden von und Navigieren zu relevanten Kommentare
  • Verbesserte Sicherheit: HTTPS

ARC-Desk ist eine Web-Anwendung, die zwei zentrale Prozesse im Dokumentationszyklus unterstützt

Erstens:

Erstellung und Verwaltung von Änderungswünschen (Change Requests) für die nächste Ausgabe eines Handbuches: Ein Handbuch wird dazu auf das Portal publiziert. Nutzer können an jeden beliebigen Absatz, Bild, Grafik, Kapitel usw. Änderungswünsche als Kommentare anfügen. Grafiken oder längere Texte können als Attachment hochgeladen werden. Änderungswünsche können zwischen berechtigten Benutzern diskutiert und zuletzt genehmigt oder abgelehnt werden. Die komplette Diskussionshistorie wird dauerhaft gespeichert und kann jederzeit abgerufen werden.

Vorteile

  • Schluss mit Änderungswünschen per Telefon, Email, Papier, PDF, Zuruf. Diese werden ersetzt durch eine zentrale, leicht nutzbare Webkomponente
  • Durch die zentrale Verwaltung und dauerhafte Speicherung ist eine komplette Nachverfolgbarkeit des Prozesses gewährleistet: wer hat wann welche Änderung vorgeschlagen, wer hat sie akzeptiert oder verworfen und wer hat sie dann in der Dokumentation umgesetzt?

Zweitens:

Prüfung und Freigabe von Handbüchern (und anderen Dokumenten) durch interne Prüfer und wo erforderlich auch externe Prüfer (z.B. nationale Luftfahrbehörden für Operation Manuals bei Fluglinien). Das aufgrund der Änderungswünsche überarbeitete Handbuch wird wieder auf ARC-Desk publiziert. Geänderte Kapitel/Abschnitte sind klar markiert, ebenso die durchgeführten Änderungen. Prüfer können je nach verfügbarer Berechtigung weitere Kommentare anfügen oder die geänderten Kapitel/Abschnitte genehmigen oder zurückweisen.

Vorteile

  • Schluss mit dem Genehmigungsprozess per PDF oder Papier
  • Hohe Effizienz: geänderte/zu prüfende Stellen sind schnell und einfach aufzufinden; es müssen nur die geänderten Abschnitte freigeben werden; nicht geänderte (und damit bereits freigegebene Abschnitte) werden angezeigt, müssen aber weder angesehen noch freigegeben werden. Sind alle Abschnitte freigegeben, ist damit auch das Handbuch freigegeben.
  • Nachverfolgbarkeit: Das System speichert dauerhaft, wer wann welche Abschnitte (in welcher Revision) freigegeben hat

Screenshots